Sebelum mengadakan suatu acara, seringkali panitia acara akan mengadakan meeting terelebih dahulu. Hanya saja, agenda meeting yang dibuat seringkali meleset dari dugaan awalnya. Memakan waktu beberapa jam dengan topik pembahasan yang sama, merupakan tanda meeting tidak berjalan semestinya. Selain memakan waktu, meeting juga menguras energi. Agar hal ini tidak terulang kembali, simak panduan meeting agar berjalan lebih efektif.
Cara Mudah Agar Meeting Berjalan Efektif
-
Membuat Jadwal Agenda Sejak Awal
Sebagai panitia acara, anda pasti mengerti apa saja yang harus dipersiapkan. Catat keperluan tersebut, dan masukkan ke dalam list agenda meeting. Dari berbagai keperluan tersebut, anda bisa membuat jadwal meeting kedepannya.
Kemudian informasikan jadwal tersebut kepada pihak terkait, agar mereka menyiapkan keperluan selama rapat dilakukan. Bahkan jika perlu, mintalah untuk membawakan berbagai dokumen pendukung, selama proses meeting berlangsung.
Pernahkan anda menemukan beberapa orang terlihat tertunduk ataupun bengong selama rapat berlangsung ? Salah satu faktornya, adalah mereka tidak tahu menahu apa yang harus diutarakan. Mempersiapkan sejak jauh hari, dapat menjadi panduan meeting tepat untuk dilakukan.
Untuk menghindari hal tersebut, anda dapat menyiapkan materi untuk rapat dalam bentuk slide power point yang dibuat menarik. Hal ini untuk meningkatkan suasana ketika rapat berlangsung. Free powerpoint templates yang menarik bisa anda dapatkan di gianttemplate.com. Disana banyak sekali template menarik yang bisa anda gunakan untuk menarik minat peserta rapat pada slide anda.
-
Peraturan Untuk Tidak Bermain Smartphone Selama Rapat Berlangsung
Agar rapat berjalan hikmat, seringkali panitia rapat akan memilih tempat tertutup. Namun hal ini kurang efektif dilterapkan, bila peserta rapat sibuk dengan dunianya sendiri. Alih alih memperhatikan materi yang dipaparkan, peserta rapat lebih senang memperhatikan notifikasi yang masuk.
Selain karena kesalahan dari pembawa materi yang kurang menarik, peserta juga bersalah karena memiliki rasa tanggung jawab rendah.
Agar tidak terulang kembali, anda bisa membentuk peraturan baru yang hanya berlaku saat meeting berlangsung. Salah satu peraturan tersebut, berisikan larangan menggunakan smartphone ketika selama rapat berjalan. Jika memungkinkan, tetap diperbolehkan membawa smartphone namun setting dengan mode diam. Sebab segala notifikasi yang masuk, akan membubarkan otak untuk tetap fokus.
-
Pilihlah Pemimpin Rapat
Sudah menjadi kebiasaan buruk, bila tidak ada yang ingin mengajukan dirinya sebagai pemimpin rapat. Waktu akan semakin terkuras, hanya karena tidak ada yang ingin melakukannya dengan sukarela. Hanya bermain saling tunjuk, membuat rapat semakin tidak kondusif.
Rasa enggan untuk melakukannya, membuat sebagian orang memilih menjadi anggota selama rapat dilakukan. Salah satu alasannya, karena tim inti akan bekerja lebih keras untuk mewujudkan acara.
Agar aksi saling tunjuk cepat berakhir, atasan dapat memilih salah satu karyawan tepat untuk memimpin jalannya meeting. Agar tidak ada rasa saling cemburu, terapkan sistem bergilir menjadi pemimpin rapat.
Dengan begitu, setiap karyawan akan merasakan bagaimana cara memimpin orang banyak. Pemimpin juga bisa memilih orang yang dianggap mampu untuk melakukannya, sebagai bentuk panduan meeting tepat.
-
Tidak Perlu Melibatkan Banyak Peserta
Pernahkah anda merasakan meeting dengan puluhan orang di dalam suatu ruangan ? Bukan hasil rapat yang didapatkan, justru kegaduhan terus berlanjut. Semakin banyak peserta rapat yang hadir, justru jalannya acara semakin tidak terkendali. Banyaknya pemikiran, juga mempersulit untuk menentukan solusi terbaiknya. Hal ini dikarenakan, setiap individu tentu memiliki pemikiran sendiri yang dianggapnya terbaik.
Betapa pusingnya tim inti, jika terlalu banyaknya peserta yang memberikan tanggapan. Memilah dari banyaknya masukan, dianggap menyita waktu dan dirasa kurang efektif. Oleh karenanya, rapat hendaknya dilakukan oleh para tim inti saja terlebih dahulu. Selain mengurangi kegaduhan, meeting akan berjalan lebih efektif. Ketika tim inti menghasilkan solusi, barulah untuk meminta pendapat dari peserta lainnya.
-
Mengatur Durasi Rapat
Ada saja masalah unik yang muncul ketika rapat akan dimulai. Mulai dari peserta yang ngaret, ataupun masih terjebak diantara padatnya jalanan kota. Ketika peserta belum terkumpul, tentu saja rapat akan ditunda dalam beberapa waktu.
Hanya saja, tertundanya jadwal rapat terkadang tidak bisa diprediksi. Ketidakjelasan inilah, yang selalu menghancurkan agenda meeting yang ada. Buatlah panduan meeting mengenai durasi rapat yang harus dipatuhi.
Meminimalisir terbuangnya waktu percuma, anda bisa menginformasikan durasi meeting kepada seluruh peserta. Sebaiknya membuat durasi, mulai dari berjalannya rapat hingga perkiraan rapat akan selesai dilakukan. Tidak ada lagi kata terlambat, ketika rapat dimulai. Berikan sanksi apabila ada peserta rapat, yang terlambat menghadiri acara.
-
Buat Rapat Terlihat Singkat
Sebelum memulai rapat, panitia diharuskan untuk membuat agenda beserta durasi waktunya. Dengan adanya batasan waktu, membuat peserta rapat lebih fokus, karena merasa diburu oleh waktu. Kurangi perbincangan yang dirasa kurang penting, sehingga fokus tidak akan terpecah. Ketika fokus untuk membahas segala persoalan pekerjaan, maka rapat dapat segera diakhiri.
Menurut dari studi yang dilakukan, meeting dianjurkan hanya berlangsung sekitar 1 jam saja. Melebihi dari durasi tersebut, otak manusia tidak dapat fokus seprti semula. Kelelahan yang dialami otak, membuat peserta sulit untuk mendapatkan fokusnya kembali. Agar hasil rapat maksimal, buatlah panduan meeting hanya berjalan selama 1 jam saja. Ketika otak masih dalam keadaan fokus, maka hasil rapat menjadi berkualitas.
-
Informasikan Update Melalui Email
Melakukan rapat selama berjam jam, tidak akan menghasilkan rapat yang efektif. Selain melelahkan, anda juga perlu mengistirahatkan pikiran yang terus bekerja. Semakin lama durasi meeting, semakin kruang kondusifnya rapat berlangsung. Belum lagi jika, terdapat lanjutan apabila ada kebutuhan yang belum sempat dibicarakan. Selain menguras waktu, cara ini tidak akan bertahan lama.
Apa gunanya bila teknologi canggih diciptakan, namun tidak digunakan secara maksimal ? Gunakan saja email, apabila ada informasi baru mengenai hasil rapat. Selain bisa dilakuan kapan saja, anda juga bsia melakukannya sembari melakukan aktifitas lainnya.
Penyebaran informasi melalui email, dianggap lebih praktis dan cepat daripada melakukan rapat terus menerus. Cukup sebarkan melalui email sebagai panduan meeting, peserta sudah mendapatkan informasi tersebut.
Mengadakan rapat merupakan hal penting yang harus dilakukan, ketika ingin mendapatkan keputusan secara bersama. Namun ada saja kendala, yang membuat rapat tidak berjalan semestinya. Mulai dari masalah sepele, hingga kesengajaan yang dilakukan peserta kurang bertanggung jawab.
Untuk meminimalisirnya, anda bisa menggunakan panduan tepat selama meeting berlangsung. Biasakan untuk menggunakan 10 menit terakhir, untuk merekap hasil diskusi.